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  Kalender

Das leistungsfähige und flexible Arbeitswerkzeug

  Kalender-Einstellung

Kalender Menü

Im Kalender-Menü können Sie Ihren Kalender entsprechend nach Ihren Anforderungen einstellen.

Über das "Kalender-Symbol" können Sie (je nach ausgewählter Ansicht) auf ein bestimmtes Datum, bzw. in eine bestimmte Woche, Monat oder Jahr springen. Mit den Pfeilen rechts und links neben dem "Kalender-Symbol" können Sie entsprechend nach ausgewählter Ansicht zum vorherigen oder kommenden Zeitraum springen.

Mit dem "Heute"-Button gelangen Sie wieder zur ausgewählten Ansicht am heutigen Tage.

Ressourcenfilter

Rechts neben dem Button "Buchung hinzufügen" (mehr dazu siehe "Buchungen"), erhalten Sie mit dem sog. "Ressourcenfilter" eine Auswahlliste, mit welcher Sie eine, mehrere oder alle Ressourcen, mit denen Sie arbeiten möchten, auswählen können.

Der Ressourcenfilter beeinflusst die jeweilig ausgewählte "Kalender Ansicht" und die "Kalender Darstellung". Sie können entweder mehrere bestimmte (bei der "Multi-Ansicht") oder lediglich eine Ressource (bei der "Einzel-Ansicht") auswählen.

Kalender Modus

Der "Kalender-Modus" ist nur für Sie relevant, wenn bei einer Ressource die "Saisonplanung" aktiviert ist.

Sie können im "Kalender-Modus" unterscheiden, welche Buchungen Sie im Kalender ansehen möchten. Standardmäßig sind alle Buchungen (Planungen & Live) aktiviert. Beim Modus "Planung", werden nur Buchungen der Saisons angezeigt, welche sich in Planung befinden und nicht öffentlich sichtbar im Widget oder der App sind. Beim Modus "Live", werden nur Buchungen der Saison angezeigt, welche öffentlich sichtbar im Widget oder der App sind.

Mit dem Live- und Planungs-Modus können Sie eine zukünftige Saison planen ohne diese veröffentlichen zu müssen.

Kalender Ansichten

Locaboo bietet Ihnen verschiedene Einzel- sowie Multi-Ansichten zur Darstellung des Buchungs-Kalenders für Ihre Ressourcen.

Bei den "Einzel-Ansichten" werden alle Buchungen von einer Ressource samt Ressourcenteilen angezeigt. Bei den "Multi-Ansichten" werden alle ausgewählten Ressourcen samt Ressourcenteilen neben- oder untereinander angzeigt.

Bitte beachten Sie, dass neben der klassichen Kalender-Ansicht, sich die Zeitleiste bei den Wochen- oder Monatsansichten auf X-Achse befindet.

Richtigen Kalender-Maßstab wählen:

Bitte wählen Sie unter "Einstellungen" / "Kalender" den für Sie passenden Maßstab für den Kalender aus. Als Taktung können Sie Minuten, Stunden oder Tage auswählen. Zudem können Sie definieren, welche Kalender-Ansicht standardmäßig voreingestellt werden soll.

Kalender Darstellung

Wählen Sie bei der "Kalender-Darstellung" wie folgt aus:

  • Kalender-Ansicht (siehe "Kalender-Ansichten")
  • Listen-Ansicht: Alle Buchungen werden in listenform angezeigt
  • Konfliktmanagement (siehe"Konfliktmanagement")

Der ausgewählte Zeitraum, der eingestelle Ressourcenfilter und der Kalender-Modus beeinflussen entsprechend die angezeigten Buchungen in der jeweligen "Kalender-Darstellung".

Export

Sie können die Buchungen aus den aktuell gewählten Kalender-Einstellungen bequem in verschiedene Formate exportieren:

  1. Excel: Alle Buchungen werden in Listenform in eine Excel-Datei exportiert und direkt zum Download angeboten.
  2. Druck: Der Kalender wird in der aktuell gewählten Kalender-Ansicht / Kalender-Darstellung auf eine Seite ausgedruckt.
  3. PDF: Der Kalender wird in der aktuell gewählten Kalender-Ansicht / Kalender-Darstellung in eine PDF-Datei exportiert und direkt zum Download angeboten.
  4. iCal-Abonnement: Mit dem erzeugten Abonnement-Link können Sie alle Buchungen von dem gewählten Zeitraum aus in einen beliebigen Kalender importieren (z.B. Outlook, Kalender-App OSX, etc.). Die Termine aktualisieren sich (wenn mit dem Internet verbunden) automatisch.

Tipp:

Bei der Druckfunktion muss in Ihrem Browser "Hintergrundgrafiken drucken" aktiviert sein. Dann wird der Kalender mit allen Farben und Linien gedruckt.

  Buchungen

Buchung hinzufügen

Wählen Sie links oben den den Button "Buchung hinzufügen" oder markieren Sie den gewünschten Zeitraum direkt Im Kalender, um eine Buchung anzulegen.

Geben Sie anschließend einen aussagekräftigen Titel für Ihre Buchung ein. Der Titel wird im Kalender oder im Widget/App falls eingestellt - veröffentlicht (siehe "Ressource hinzufügen/bearbeiten").

Sie können die Buchung einem Kunden zuordnen. Falls der Kunde noch nicht existiert, können Sie diesen schnell hinzufügen. Wählen Sie zudem die gewünschte Ressource, bzw. die Ressourcen-Teile per Häkchen aus. Sie können auch mehrere Ressourcen-Teile gleichzeitig buchen.

Um eine Verbindung zum eingesetzten Personal zu schaffen, wählen Sie entsprechend die Personen in der Auswahl-Liste aus.

Standardmäßig wird die Farbe der Buchung im Kalender beim Kunden definiert. Sie können jedoch der Buchung eine eigene Farbe geben. Aktivieren Sie dazu das Häckchen "Farbe wählen" und wählen Sie mit dem Farbwähler die gewünschte Farbe aus.

Zu jeder Ressource kann eine Email-Adresse hinterlegt werden (siehe "Ressourcen-Einstellungen"). Wenn Sie das Häckchen "Aktiver Verwalter" aktivieren, wird an diese Email-Adresse, beim Anlegen der Buchung und bei jeder Änderung, eine Nachricht verschickt. Keine Sorge: Diese Email wird verzögert versendet, sodass der Verwalter nur den neuesten Änderungsstand einmalig per Email erhält.

Das Kommentar-Feld dient Ihnen als weiter Eingabemöglichkeit. Der Kommentar wird im Kalender oder im Widget/App - falls eingestellt - veröffentlicht. (siehe "Ressource hinzufügen/bearbeiten")

Einzel-Buchung

Bitte wählen Sie "Einzel-Buchung", wenn eine Buchung einmalig an einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden soll. Sie können entweder direkt Start- und End-Zeitpunkt angeben oder die Dauer der Buchung in Stunden/Minuten eintragen.

Wiederholende Buchung

Bitte wählen Sie "Wiederholende Buchung", wenn die Buchung regelmäßig über einen bestimmten Zeitraum stattfinden soll. Sie können die Wiederholungen täglich / wöchentlich / zweiwöchentlich / monatlich oder jährlich an bestimmten Wochentage (bitte jeweils ein Häkchen setzen) mit Start- und End-Zeitpunkt anlegen.

Nur wiederholende Buchungen können mit einer "Saison" verknüpft werden (siehe "Saison-Zeitplan"). Wenn Sie eine Buchung an eine Saison knüpfen, wiederholt sich diese NUR innerhalb des definierten Saison-Zeitrahmens. Bitte beachten Sie hierzu, das zusätzliche Auswahlmenü "Saison".

Nachdem Sie eine wiederholende Buchung gespeichert haben, können Sie bei der Buchung alle Konflikte (siehe "Konfliktmanagment"), eine Liste alles Einzel-Buchungen sowie eine Liste aller Ausnahmen (siehe "Konfliktmanagement"), einsehen.

Inventar / Zusatzleistungen

In den beiden Reitern "Inventar" und "Zusatzleistungen" können der Buchung entsprechend benötigte Materialien aus der Inventarverwaltung oder Zusatzleistungen (wie z.B. Catering) hinzugebucht werden. Mehr dazu finden Sie in den Kapiteln "Inventarverwaltung" und "Zusatzleistungen".

Individuelle Eingabefelder

Je nach ausgewählter Ressourcen-Kategorie, erscheint noch ein weiterer Reiter (heißt genauso wie die Ressourcen-Kategorie), bei welchem Sie zusätzliche individuelle Eingabefelder, passend zur Ressourcen-Kategorie, vorfinden. Diese Eingabefelder sind für interne Zwecke gedacht.

Es sind ebenfalls zusätzliche öffentliche Eingabefelder möglich. Diese finden Sie jeweils am unteren Ende der üblichen Eingabemaske (im Reiter "Buchung hinzufügen").

Falls Sie individuelle Eingabefelder benötigen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf: support@locaboo.com. Dieser Service ist kostenlos.

  Weitere Funktionen

Konfliktmanagement

Im Konfliktmanagement werden Ihnen alle Konflikte des Kalender aufgelistet. Sie erreichen den "Konfliktmanager" über das Auswahlmenü "Kalender-Darstellung" im Kalender-Menü. Es werden, wie gewohnt, nur die Konflikte angezeigt, wessen Buchungen sich innerhalb des ausgewählten Zeitraums befinden.

Wie folgt kann eine Buchung einen Konflikt erzeugen:

  • Die Buchung liegt außerhalb der Öffnungszeiten
  • Die Buchung überschneidet sich mit einer Sperrzeit
  • Die Buchung überschneidet sich mit einer anderen Buchung

Falls ein Konflikt auftritt, können Sie in der Liste eine Lösungsmöglichkeit auswählen. So kann eine Buchung entfernt oder ein neuer Termin dafür gefunden werden.

Tipp:

Sie können bei einer wiederholenden Buchung (siehe "Wiederholende Buchung") alle Konflikte und alle Ausnahmen in einem extra Reiter einsehen.

Sperrzeiten

Mit Sperrzeiten können Sie Buchungen an bestimmten Tagen verbieten.

Um Sperrzeiten zu definieren, wählen Sie bitte im "Einstellung-Menü" (hinter Ihrem Namen versteckt) den Menüpunkt "Sperrzeiten" aus.

Als voreingestelle Sperrzeiten, stehen Ihnen alle gesetzlichen Feiertage zur Verfügung. Diese werden automatisch generiert und sind nicht änderbar.

Sie können auch eigene Sperrzeiten anlegen. Klicken Sie dafür auf den Button "Sperrzeit hinzufügen".

Zum Aktivieren einer Sperrzeit, setzen Sie bitte das jeweilige Häkchen pro Zeile (rechts) und klicken Sie auf den Button "Aktivieren". In der Mehrfach-Auswahl können Sie die Ressourcen auswählen, für die die jeweilige Sperrzeit gelten soll.

Saison-Zeitplan

Mit dem einzigartigen Saison-Zeitplan können Sie wiederkehrende Buchungen an eine Saison knüpfen. ALLE verknüpften Buchungen passen sich automatisch an den Zeitrahmen der Saison an.

Sie haben die Möglichkeit globale Saisons anzulegen - diese gelten für alle ausgewählten Ressourcen gleichermaßen. Klicken Sie dafür auf den Menülink "Saison-Zeitplan" im Einstellungsmenü (rechts oben, hinter Ihrem Namen versteckt). Sie können eine Saison auch über das Dashboard bei der jeweiligen Ressource anlegen, damit gilt diese Saison jedoch ausschließlich für die jeweilige Ressource.

So legen Sie eine neue Saison an:

  1. Öffnen Sie das Menü (rechts oben, neben Ihrem Namen)
  2. Klicken Sie auf "Saisons".
  3. Klicken Sie auf "+Saison anlegen".
  4. Geben Sie einen "Namen" für Ihre Saison ein.
  5. Wählen Sie "von" wann ab die Saison startet.
  6. Wählen Sie "bis" wann die Saison geht.
  7. Wählen Sie zwischen "Planung" und "Live". (Planung = inaktiv / Live = aktiv)
  8. Bestätigen Sie mit "Speichern".

Sie können einzelne Saisons kopieren. Es werden ALLE verknüpften Buchungen in die neue Saison mitkopiert. Das spart Zeit, wenn Sie z.B. eine Winterbelegung in den nächsten Winter kopieren möchten. Dann müssen Sie alle Buchungen nicht erneut anlegen.

Hinweis zum Löschen von Saisons:

Sobald der Saison Buchungen verknüpft wurden, kann diese nicht mehr gelöscht werden. Das rote Ausrufezeichen, ganz rechts in der Zeile, weist darauf hin.

Buchungs-Regeln

Mithilfe der Regeln können Sie individuelle Bestimmungen festlegen, die bei einer Buchung Ihrer Ressource(n) gelten sollen. Es lassen sich Voreinstellungen über die Länge der Buchung, den Buchungs-Abstand und den Buchungs-Takt treffen.

So legen Sie eine neue Regel an:

  1. Öffnen Sie das Menü (oben neben Ihrem Namen) und klicken auf „Buchungs-Regeln
  2. Auf der neuen Seite klicken Sie nun auf „+ Regel hinzufügen“.
  3. Nun können Sie zunächst einen Titel und eine Beschreibung anlegen. Der Titel der Regel wird nur für Sie sichtbar sein, die Beschreibung hingegen wird angezeigt.
  4. Um eine Regel für die Länge einer Buchung festzulegen, wählen Sie einfach eine minimale und eine maximale Belegungsdauer aus.
  5. Um zu bestimmen, welcher Buchungs-Abstand zwischen einzelnen Buchungen eingehalten werden soll, wählen Sie den gewünschten Abstand vor und nach einer Buchung aus.
  6. Durch den Buchungs-Takt können Sie die Buchungsdauer vereinheitlichen. Wenn Sie so z.B. nur Buchungen wünschen, die ganze Stunden dauern, können Sie dies hier festlegen.
  7. Die Vorlaufzeit bestimmt, mit welcher Vorlaufzeit ein Kunde im Buchungs-Widget (oder App) eine Buchung vornehmen darf. Beispiel: 48 Stunden -> somit dürfte der Kunde die gewünschte Ressource erst frühestens in 2 Tagen buchen. Diese Regel gilt nur für Kunden und nicht für Manager.
  8. Auf der rechten Seite können Sie nun noch die Ressource(n) auswählen, für die die erstellte Regel gelten soll.
  9. Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, klicken Sie unten rechts auf „Speichern“.

Anschließend gelangen Sie zur Übersicht Ihrer angelegten Regeln. Hier können Sie auch bereits erstellte Regeln bearbeiten, kopieren oder löschen. Hierzu einfach auf das jeweilige Feld klicken.

Einem Kunden ist über Buchungs-Widget (oder App) nicht erlaubt, eine Buchung anzulegen, wenn eine der Regeln berührt wird. Der Manager erhält beim Anlegen einer Buchung selbigen Hinweis, kann jedoch die Buchung trotzdem durchführen.

Hinweis zum Erstellen von Regeln:

  • Achten Sie darauf, nicht mehrere Regeln zur gleichen Zeit anzulegen. Dies führt zu einem Konflikt.
  • Die Einstellungen zur Länge der Buchung, zum Buchungs-Abstand und zum Buchungs-Takt müssen einheitlich entweder in Stunden oder Minuten angegeben werden.

Benutzerverwaltung

In der Benutzer-Verwaltung können Sie weitere Nutzer für Ihren Locaboo Account anlegen. Die Benutzer haben im Moment ausschließlich die Möglichkeit Buchungen im Kalender zu verwalten. Alle anderen Funktionen sind ausgeblendet.

Sie können zudem bei jedem Benutzer festlegen, welche Ressourcen von ihm bearbeitet werden dürfen. Wählen Sie dazu in der Liste mit allen Ressourcen die jeweils gewünschten Ressourcen per Häkchen aus.

Die Anzahl der Benutzer in Ihrem Locaboo Account ist unbegrenzt.

Sie erhalten zudem ein individuelles Login-Formular, welches Ihr Logo enthält. NUR über dieses Login-Formular können sich Benutzer in Ihrem Account einloggen.

Sie können das Logo im Login-Formular ändern, klicken Sie dafür im Einstellungs-Menu (verborgen hinter Ihrem Namen rechts oben) auf "Einstellungen" und dann weiter auf "Layout / Branding".

Ihr Benutzer kann sich nicht anmelden?

Bitte gehen Sie sicher, dass Ihr Benutzer Ihren Log-in Link erhalten hat. 

Der Benutzer kann sich lediglich über diesen speziellen Link anmelden.

Den Link finden Sie unter:

  1. Öffnen Sie das Menü. (rechts oben, neben Ihrem Namen)
  2. Klicken Sie auf "Benutzerverwaltung".

--> Der Link befindet sich am rechten Bildschirmrand (blauer Hinweis).

Hinweis zum Login von Benutzern:

Bitte senden Sie den in der Benutzerverwaltung angegebenen Login-Link an Ihre Benutzer, damit diese sich einloggen können. Das Einloggen eines Benutzers über den Locaboo Stadard-Login ist NICHT möglich.


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